Omdat we elkaar veel minder kunnen zien krijgt u hierbij een wat meer uitgebreide samenvatting van de Forum Sport Algemene Ledenvergadering.
Het was erg onwennig. Alle bestuursleden van Forum Sport in het clubhuis, op grote afstand van elkaar en allemaal met een laptop voor de neus.
Er werd voor het eerst een digitale Algemene Ledenvergadering (ALV) gehouden.
Zo’n 20 leden hadden zich aangemeld om vanuit huis en/of auto te participeren en in het clubhuis waren naast de bestuursleden ook Wendy Wigleven (adm.ondersteuning), Jeroen Veenma (beoogd nieuw bestuurslid) en Herman van Hemsbergen (erevoorzitter) aanwezig.
Het was precies 20.00 uur toen voorzitter Jean Nederlof de vergadering opende.
In zijn welkomstwoord was er uiteraard enige uitleg over de protocollen (jawel, daar zijn ze weer) van NOC/NSF voor het digitaal vergaderen.
Met het Microsoft pakket Teams als ondersteunende applicatie gingen we van start.
Bij de mededelingen was er aandacht en een moment van stilte voor de mensen die het afgelopen seizoen en ook de eerste maanden van dit seizoen waren overleden.
Terugblik op het seizoen 2019-2020
Alle bestuursleden gaven een terugblik, met ondersteuning van PPT, over hun aandachtsgebied. Uiteraard kwam het Corona virus, met alle noodzakelijke maatregelen, nadrukkelijk aan bod.
Een aantal opmerkelijke zaken:
- Het ledenaantal van Forum Sport is met ruim 40 leden gestegen naar 1.333 leden.
- Het aantal seniorenteams (mannen en vrouwen) is gestegen van 14 naar 17. Op zich heel mooi maar we zitten nu wel op ons maximum qua speelruimte. In de jeugd is er geen ruimte voor uitbreiding.
- In het kader van de verduurzaming heeft het bestuur besloten alle veldverlichting te vervangen door Led verlichting. Prettig in gebruik en een stuk voordeliger in stroomverbruik.
- De ICT infrastructuur van de club was gedateerd en is volledig vernieuwd. WiFi voor gasten en secure WiFi voor de vrijwilligers die op de club actief moeten zijn met ICT. Ook een migratie naar het software pakket Sportlink waardoor alle verschillende bestanden van de club (indelingen competitie, ledenbestand, contributie administratie en financiële administratie geïntegreerd zijn). Ook zijn de schermen in kantine en bestuurskamer aangesloten op Club TV van Sportlink. Aanspreekpunt voor ICT zaken op de club: Gert Verhoef.
De leden die dit jaar een jubileum bereikten:
- 70 jaar lid: Henk Marijt ,
- 60 jaar lid: Klaas Groenenberg,
- 50 jaar lid: Gertjan de Zoete, Bram Verwey en Elly Buis,
- 40 jaar lid: Cor Ardon en Herman van Hemsbergen,
- 25 jaar lid: Trudy Bergers, Jesper van Eijk, Kees Konings, Lex Bothe en John Grift.
- Al deze leden zullen op een later moment nog gehuldigd worden. Normaal gebeurt dat op de Nieuwjaarsreceptie maar daar zal dit seizoen helaas geen mogelijkheid voor zijn. Reden bekend.
Dames meisjesvoetbal bij Forum Sport zit enorm in de lift. Van de 1048 spelende leden zijn er 210 dames/meisjes. 20% van het totaal. Vorig jaar was dat 15,8%. Een stijging van bijna 25%. Heel mooi!
- Het aantal vrijwilligers is 255. Ereleden, leden van verdienste 28.
- Tuchtzaken minder rode en gele kaarten dan het seizoen ervoor (142 x geel en 10 x rood). Ook lagere kosten daardoor.
- Contract met de verengingsmanagers (vanuit Sport & Welzijn) is met 1 jaar verlengd met evaluatiemoment in april.
- Contract met Cleanall (schoonmaak) is met 2 jaar verlengd.
- Contacten met de gemeente Voorburg zijn aangetrokken. Ook v.w.b. Corona.
- De voetbalverenigingen uit L’dam-Voorburg trekken, daar waar mogelijk, gezamenlijk op waar het gaat om de uitvoering van protocollen Corona en subsidies van de gemeente.
- Beleidsplan is bijna klaar (iets vertraagd door Corona). Organisatie structuur wordt opnieuw (wat groter) geplaatst op de website.
- Aktie Hart Onder De Riem voor de oudere leden van Forum Sport was een groot succes en werd enorm gewaardeerd.
- Voorraden van de kantine zijn aan leden verkocht en zodoende konden we de kosten behoorlijk drukken.
- Gedragscommissie heeft prima gefunctioneerd en was een welkome ondersteuning voor het bestuur.
- De sponsors van Forum Sport hebben een iets hoger bedrag opgeleverd dan het jaar ervoor.
- De tijdelijke Portocabines zijn keurig opgeleverd en voldoen aan de eisen. Opbrengsten van verhuur aan externe partijen zorgen voor een dekking van de kosten.
- Er is een kernteam Nieuwbouw ingesteld. Zij gaan advies uitbrengen over nieuwbouw en mogelijke herindeling complex. Deze commissie bestaat uit de leden Bart Dek, Johan de Vries, Robert Rietbergen en Jean Nederlof.
- Fysio ruimte is aangepast en biedt nu meer mogelijkheden.
- Klusjesploeg heeft veel werk verricht en dat is zichtbaar op en rond het complex.
- Voetbaltechnisch is alles goed op de rit. Afbreken van de competities was uiterst vervelend.
- Senioren 1 en 2 bleven in de 1e klasse en res. Hoofdklasse..
- Forum Sport is in 2020 gestart met nieuw team O23 in de 1e klasse landelijk. Vrouwen 1 bleef op hetzelfde niveau van de A categorie. JO 19-1 promoveerde naar de 2e divisie landelijk.
- Jeugdafdeling had 65 teams waarvan 11 meiden teams. Daarnaast speelden een aantal meiden in jongensteams-gemengd.
- Opzet jongste jeugd trainingen is veranderd.
- Helaas geen toernooien, geen evenementen, geen kamp en geen Leidschendam-Voorburg kampioenschap.
Financien
Onze penningmeester begon zijn toelichting met de woorden “een financiéel seizoen om nooit te vergeten”!
Hij ging in detail in op de inkomsten en uitgaven van de club.
Het effect van Corona is enorm geweest.
Gelukkig heeft het bestuur door een uiterst zorgvuldig beleid de kosten weten te drukken en waren er extra inkomsten door spontane donaties, subsidies en speciale acties.
Dat alles heeft er toe geleid dat het seizoen 2019-2020 met een bescheiden plusje kon worden beëindigd.
Ook werd het plafond voor personele lasten voor het seizoen 2020-21 door de ALV goedgekeurd.
Decharge financieel- en algemeen beleid.
Nadat eerst de brief van de kascontrolecommissie was voorgelezen werd de vergadering gevraagd het bestuur te dechargeren voor het financiële beleid. Met (digitaal) applaus werd hiermee ingestemd.
Eenzelfde protocol voor het algemene bestuursnbeleid. Ook hier applaus en een positief besluit.
De kascontrolecommissie werd bedankt.
Nieuwe kascontrolecommissie
De nieuwe kascontrolecommissie is samengesteld en door de ALV goedgekeurd. De volgende leden maken deel uit van de commissie: Arjan Keijmel, Mario Siebers en André Secrest.
Onderzoek fusie Stichting ’t Loo en vv Forum Sport
De Stichting is in 2005 om een aantal redenen opgericht die inmiddels achterhaald zijn. Hierom maar ook om de bestaande structuur te vereenvoudigen zijn de besturen van de vereniging en de stichting aan het onderzoeken of er een fusie plaats kan vinden per 1 juli 2021. De ALV wordt hierover nader geinformeerd en om goedkeuring verzocht.
Samenstelling bestuur
Jean Nederlof aftredend en niet herkiesbaar
Volgens rooster aftredend en wel herkiesbaar: Erik van Putten en André Saurwalt.
Jean Nederlof droeg de voorzittershamer over aan Mark van den Honert (elders op de website hierover een toelichting). Beide heren kregen lovende woorden.
En ere-voorzitter Herman van Hemsbergen was speciaal uit Soest komen rijden om Jean toe te spreken en te bedanken voor de ruim twee jaar als voorzitter.
De beide herkiesbare bestuursleden werden door de vergadering opnieuw benoemd.
Om in de vacature in het bestuur te voorzien werd Jeroen Veenma voorgesteld als nieuw te benoemen bestuurslid. Op de eerstvolgende ALV zal hij formeel worden voorgedragen aan de ALV.
Taakverdeling bestuur:
- Mark v.d. Honert, voorzitter
- Richard Capplonch, penningmeester
- Melanie Oudshoorn, algemene zaken en a.i. secretaris
- André Saurwalt, voetbaltechnische zaken
- Willem Boshouwers, sponsoring en verduurzaming
- Erik van Putten, jeugdzaken
Het bestuur krijgt administratieve support van Wendy Wigleven. Jeroen Veenma zal bestuursvergaderingen gaan bijwonen en her en der taken gaan oppikken.
Rond half tien sloot Mark van den Honert, in zijn nieuwe rol als voorzitter, de vergadering.
Bestuur Forum Sport
